Ať už podnikáte jako OSVČ, nebo právnické osoby (s. r. o., a. s…), určitě nevyhazujte doklady, které dosvědčují vaše daňové přiznání či třeba přiznání k DPH. Pokud padne Černý Petr zrovna na vaše podnikání a navštíví vás daňová kontrola z finančního úřadu, prokázání dokladů se nevyhnete.

• Archivovat elektronicky nebo v listinné formě?
• Jak archivují OSVČ, které nevedou účetnictví?
• Jste jako OSVČ i plátci DPH?
• Jste OSVČ a máte zaměstnance?
• Před vyhozením nechte doklady skartovat

Zdroj: Finance.cz 05/2022

Archivovat elektronicky, nebo v listinné formě?

Nezáleží vůbec na tom, zda se rozhodnete pro fyzickou, nebo elektronickou archivaci. Obě varianty jsou přípustné.

Při fyzické archivaci dbejte na to, aby byly listiny patřičně chráněny v obalech a uskladněné na nejméně rizikovém místě, kde nehrozí vytopení ani požár.

Jestliže se rozhodnete pro elektronickou archivaci, nezapomeňte své dokumenty zálohovat. K tomu můžete využít například externí disk.

Povinnou dobu pro archivaci účetních dokladů stanovuje hned několik účetních předpisů.

• Zákon o daních z příjmů
• Zákon o účetnictví
• Zákon o DPH
• Zákon o archivnictví

Jak archivují OSVČ, které nevedou účetnictví?

Jestliže podnikáte jako OSVČ, které dobrovolně či ze zákona nevedou účetnictví, s archivací dokumentů budete mít o něco méně starostí.

Nezáleží na tom, zda jako fyzické podnikající osoby vedete daňovou evidenci, uplatňujete paušální výdaje, či jste se přihlásili k paušální dani. Žádná z těchto možností totiž nevede ke zproštění archivních povinností.

Dle zákona o daních z příjmů musejí archivovat takové doklady, které souvisí se stanovením daně z příjmů:

• Přijaté faktury
• Vydané faktury
• Daňová přiznání

Takovéto doklady musíte jako podnikatelé FO archivovat minimálně 3 roky od doby, která začíná plynout od posledního možného data podání daňového přiznání.

Příklad: Živnostník podal daňové přiznání za rok 2021 fyzicky na finanční úřad 1. dubna 2022. Archivovat všechny doklady potvrzující daň z příjmu musí až do 1. dubna 2025. S tím souvisí i evidence dokladů, které prokazují daňové přiznání za rok 2021.

Mohou ovšem nastat také výjimky, kdy se tato 3letá doba může výrazně prodloužit.

V daňovém přiznání vám vyjde daňová ztráta: V takovém případě musíte doklady potvrzující ztrátu archivovat minimálně 8 let.

Další důvody: podání dodatečného daňového přiznání, zahájení daňové kontroly…

Maximální doba archivace je ovšem 10 let.

Jste jako OSVČ i plátci DPH?

Jste živnostníkem, který je dobrovolně plátcem DPH, nebo váš obrat za posledních 12 měsíců byl vyšší než 1 000 000 Kč a museli jste se stát plátci DPH povinně?

Pro doklady vztahující se k dani z přidané hodnoty platí minimální archivační lhůta 10 let. Což znamená, že když podáte přiznání k DPH za červen 2022, musíte vést všechny doklady potřebné pro toto přiznání až do června 2032.

Jste OSVČ a máte zaměstnance?

Pokud jako OSVČ máte také zaměstnance, vztahují se na vás další povinnosti s archivnictvím dokladů, a to v individuálních délkách.

• Mzdové listy, účetní záznamy pro účely důchodového pojištění: 30 let, u poživatelů starobního důchodu min. 10 let
• Stejnopisy evidenčních listů: minimálně 3 roky

Před vyhozením nechte doklady skartovat

A co potom, až dokumentům uběhne archivační doba? Určitě žádné doklady nevyhazujte do koše v celku. Mohly by se stát dostupné pro cizí lidi, kteří by mohli citlivých dat zneužít. Proto doklady vždy před vyhozením skartujte. Skartovačka papíry nařeže na malé kousíčky tak, aby vaše data byla chráněná před možnými zvědavci.